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如何做报告(如何做报告总结)

《风格感觉:21世纪写作指南》(上) 7月份,又到了做年中总结,提交半年工作报告的时候。不知道你写不写工作报告…

《风格感觉:21世纪写作指南》(上)

7月份,又到了做年中总结,提交半年工作报告的时候。不知道你写不写工作报告?容不容易通过?

以前,我每次写工作报告都很痛苦,不知道怎么写;写好了,又通不过;每次都要改上几遍。后来,我认识到了写好工作报告的重要性。工作报告写得好,就能让你的工作被领导看见。考评时,说不定能提升一级半级;写得不好,自己的辛苦工作说不定就要被打个折扣了。

写好报告和我们的升职加薪息息相关。不只是工作报告,日常邮件、、会议纪要都需要良好的写作能力。

写作是职场的基本功。

可惜,大部分人考取大学后就再也不学习写作了。这让写作成为了一种稀缺能力,拥有它能大大增强你的职场竞争力。

很多人认为写作需要天赋,“文章本天成,妙手偶得之。”写好文章不是一般人能做到的。的确,文豪的写作水平不是光靠练习就能达到的。但是,通过练习成为一个好的作者是人人可以做到的。

《风格感觉:21世纪写作指南》就是一本教人写好文章的书。作者,史蒂芬·平克,是哈佛的心理学教授,也是一位世界知名的跨界学者,研究领域涉及心理学、认知科学和语言学。他的主要研究方向,就是我们的大脑怎样理解语言,听说读写的背后都是怎样的原理。同时,史蒂芬·平克还是一位科普作家,擅长用通俗易懂的文字,把他的研究成果和思考写给读者。

平克基于语言学和人脑处理语言的机制,在书中揭示了写作的底层逻辑,也点出了写作这件事最大的技术含量,怎样将脑中无数碎片化的想法收拢起来,最终变成一条最佳的文字线。

第一部分:古典风格

写作是一种单向沟通的形式,你写,他读。你只能引导他,让他发现你想说的话。

平克在书中介绍了一种最适合引导读者的文体:古典风格。

古典风格带领读者透过文字的镜头看到作者呈现的世界。作者展示值得展示的东西,读者也要付出努力才能还原作者展示的场景。

“早起的鸟儿有虫吃。“这是平铺直叙,不算古典风格。

“早起的鸟儿有虫吃,但迟到的老鼠才吃得上奶酪。”这才是古典风格。作者写到这里,读者看到这里,隔着时空相视一笑,悠然心会。

第二部分:连贯之弧

既然作者运用文字引导读者,那么文字就一定要连贯。一旦不连贯,读者就很容易迷失,无法理解作者想要传达的意思。

如何才能保证文章的连贯性呢?平克介绍了几个要点:

一:建立文章的结构

人的记忆是有限的。有实验证明,大多数人一次只能记忆7项内容。这就好比我们的大脑只有7个抽屉,装满了,就很难再装了。

那么,人是怎么记住大量信息的呢?说来也不复杂,就是“组块化”。

比如下边有 14 个字母,你可以试一试,想要一下记下来,非常不容易:C、P、U、I、C、B、C、N、B、A、F、I、F、A。

是不是已经快记不住了?

可是没有人规定,大脑里的每个抽屉只能装一个字母,所以我们可以把 14 个字母分组:

CPU:电脑的中央处理器;

ICBC:中国工商银行的缩写,网友调侃读作“爱存不存”;

NBA:美国职业篮球联赛;

FIFA:国际足球联合会的缩写,也是一款特别好玩的游戏。

这样,我们只用四个抽屉,就能把这些字母装进大脑。这个过程,就叫“组块化”。大部分提高记忆的小技巧,背后的原理,都是组块化。

组织文章也是同样的道理。你可以先把脑海中的观点记在纸上或者索引卡片上,随意一些也没关系;然后把看似相关的观点放在一起,形成一个组块,然后把相关的组块再放在一起,形成一个更大的组块,最后你将拟出一个树形的提纲。

然后,你需要将树形的提纲转化为线性的文字。有些作者会随意排列观点,然后用编号来引导读者(比如第二部分C节第4小节的b段,或2.3.4.2节)。但如果观点的排列不符合一定认知规律的话,编号并不能帮助读者理解文章,甚至可能让读者更加迷茫。

最好的办法是“在整个文本中铺就一条直观的路径:一个将各单元串成自然顺序的结构,让读者能预期他们接下来会读到什么。”举个书中的例子:

我需要综述有关各种语言的研究,包括英语、法语、希伯来语、德语、中文、荷兰语、匈牙利语,以及阿拉佩什语(一种新几内亚的语言)。以英语为起点是很自然的,但我该用什么顺序让其他语言出场呢?我想过,可以依照我或美国读者对这些语言的熟悉程度,或者依照研究的先后,甚至以首字母为序。不过,我最后选择按时间顺序一步步回溯更古老(也更兼收并蓄)的语系:首先是生活在2000年前日耳曼部落产生的语言,包含荷兰语和德语;随后是印欧语系部落,如3500年前从日耳曼部落分离出来的意大利人,由此产生了法语;然后是乌拉尔语系的部落,他们可能在7000年前就已与印欧语系部落共存,并给后世留下了匈牙利语;依此类推,向前追溯历史,也以语系为中心向外扩展。

除此以外,也可以从鸟瞰的角度逐步聚焦到微观成分,就像你在用google earth,从整个地球到国家、城市、街区、小区、道路;或者引领读者沿地理区域徒步远行;或者叙述一个英雄为达目标必须一路克服障碍的艰辛历程;或者模仿一场辩论,使双方陈述各自观点、互相反驳、总结陈词、等待评判的结果。

总之,作者必须以符合人脑认知规律的方式组织文章。

二、开头点明主题

心理学家约翰·布兰斯福德(John Bransford)和玛西亚·约翰逊(Marcia Johnson)做过一个经典实验,表明为什么让读者尽早知道主题非常关键。他们要求实验参与者朗读并记住以下段落。

此项过程实际上非常简单。首先要将它们根据不同成分进行分组。当然,这也取决于数量有多少,有可能一组就够了。如果你由于缺乏设备而不得不去别的地方,那是下一步了,否则就已经准备就绪了。不要过度努力,这是很重要的,也就是说,每次宁少勿多。短期看来这似乎并不重要,但一次处理太多,后遗症可能会很快显现。一次错误的代价也可能很大。操作方法不言自明,此处不再赘述。起初,整个过程可能看起来复杂,不过很快它就会变成生活的一部分。目前还无法预测在不远的未来,这样一项任务的必要性会否消失,但谁也说不好。

不必说,这段文字对实验对象来说毫无意义,我想对你来说也是一样。他们基本记不住什么词句。另一组人拿到了同样的段落,但在他们读这个段落之前,得到了一个小小的主题指引:“你将要听到的这段话,是关于洗衣服的。”于是,他们的记忆水平翻了一倍。第三组则是读完之后才知道主题,这基本于事无补。对作者来说这是一个明确的原则:为了理解文章,读者必须要知晓主题。

最好每一章、每一节、每一段的开头都交代清楚这部分内容的主题。

三:用相同主语形成主题链

每部电影中都有一个主角,文章也是;并且文章中尽量把这个”主角“放到主语的位置,让读者的视线随着主角移动,串联起所有的观点。

我们用书中的一段话为例:

美国北方和加拿大是苍鹭生活繁育的地方。在此地过冬有其优势。大蓝鹭主要生活在美国北部。当寒冷天气来临时,苍鹭会飞向南方。越早抵达繁育地点的苍鹭越占优势。科德角的冬季相对温和许多。

读起来是不是有点费劲?这是因为每句话的主语都不一样,一会是美国北部和加拿大,一会是大蓝鹭,一会是苍鹭,我们听起来或者读起来的时候,注意力在不停地变换。如果我们把主语归拢一些,马上就不一样了。

苍鹭主要生活在美国北方和加拿大。而大蓝鹭只生活在美国北部,当寒冷天气来临时,一些大蓝鹭会飞向这片区域以南的科德角。大蓝鹭在此地过冬有其优势,因为科德角的冬季相对温和很多。它们越早抵达繁育地点,就越占优势。

这一段话全部用大蓝鹭贯穿,大蓝鹭就是镜头的主角,我们跟着它们生活、迁移、繁育。这就形成了文章的主线,带领读者从一个句子到下一个句子,注意力始终集中在主题上。

四:有逻辑地联系前后陈述

作者需要把内容有逻辑地连接起来,这样读者才不至于在一个叙述转到另一个叙述时,迷失了方向。

平克介绍了三种联系关系:相似性、时空接近性以及因果关系。

所谓 相似,就是并列、对比、层层递进这类平行结构,一二三四,综上所述,一方面另一方面,等等。

邻近 主要指时间顺序,顺序倒序插序之中,首选顺叙,它对读者的认知负荷要求最小。插叙或者倒叙,不仅要用得谨慎,更要达到特别的目的,使读者在按照时间顺序的叙述中,意识到这是作者再一次给我发来的信号。

因果关系 则不只是狭义的因为、所以,平克还把反驳和限制也视作文法中的因果关系,例如除非,尽管,但是,等等。

五、多用肯定叙述,少用否定叙述

同样的意思可以用肯定的方式叙述,也可以用否定的方式叙述。比如整数4不是一个奇数,那么也可以说,整数4是个偶数。

但从心理学上讲,否定陈述与肯定陈述有根本的不同。因为,相信一个陈述是真的,只需要理解这个陈述;而相信它是假的,除了理解之外,还需要贴上一个“否定”的心理标签,这会增加人的认知负担。

当一个句子中包含了太多否定词时,可能会让读者茫然失措。请对比以下两种叙述方式:

否定表述:

但是实验者发现,婴儿没有像预期那样对球的外观做出反应,比起这些东西没有被调换时,他们的观察时间并没有明显更长。

肯定表述:

实验者预期,比起球一直在哪儿,如果用另一件物品调换了那个球,婴儿观察它的时间会明显更长一些。实际上,在每种情况下,婴儿观察球的时间都是一样长的。

句子是如此,论证也是如此。如果你用了太多的反例去证明观点,读者反而不容易相信你的结论。

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